Cистема управления курсом
Создание и управление образовательными программами — это сложный и многоуровневый процесс, в котором задействованы две основные роли: методист и координатор
Моя роль
Product designer, UX-Researcher
Product designer, UX-Researcher
Длительность
6 месяцев
6 месяцев
Scope
Product Strategy, UI/UX/IxD, Prototyping
Product Strategy, UI/UX/IxD, Prototyping
Метрики
Временные затраты на производство курса
Временные затраты на производство курса
До редизайна - просто набор файлов в табличке
Проблемы
До этого проекта вся совместная работа держалась на Google-таблицах: методист вёл свои файлы, координатор — свои. После каждого изменения координатор вручную переносил данные в админку, чтобы они появились в личном кабинете студента. Единого пространства, где работала бы вся команда, не существовало
Дублирование документов
На каждую программу создавалось несколько Google-документов, которые частично повторяли друг друга. Все их нужно было держать в актуальном состоянии и обновлять вручную
На каждую программу создавалось несколько Google-документов, которые частично повторяли друг друга. Все их нужно было держать в актуальном состоянии и обновлять вручную
Нет стандартов
Разные отделы вели документы по-своему. Единого формата или процесса не было
Разные отделы вели документы по-своему. Единого формата или процесса не было
Изменения нигде не фиксируются
Правки в программах не сохранялись централизованно. Чтобы понять, что изменилось и когда — нужно было спросить у человека
Правки в программах не сохранялись централизованно. Чтобы понять, что изменилось и когда — нужно было спросить у человека
Ручная сверка данных
Изменения вносились и в Google-документы, и в админку — но версионность никто не отслеживал. Каждый раз приходилось сверять руками
Изменения вносились и в Google-документы, и в админку — но версионность никто не отслеживал. Каждый раз приходилось сверять руками
Разрозненность хранения
Нет единого места для хранения всех документов. Паспорта программ разбросаны по разным папкам и файлам, что затрудняет их поиск.
Нет единого места для хранения всех документов. Паспорта программ разбросаны по разным папкам и файлам, что затрудняет их поиск.
Цели проекта
Нужно было не просто навести порядок в документах, а пересобрать весь процесс целиком — убрать всё лишнее и дать команде один инструмент вместо десяти
Прямая работа в системе
Методисты и координаторы работают в админке, без Google-таблиц и сторонних файлов
Методисты и координаторы работают в админке, без Google-таблиц и сторонних файлов
Версионирование изменений
Все правки фиксируются автоматически. Можно видеть историю и откатиться назад.
Все правки фиксируются автоматически. Можно видеть историю и откатиться назад.
Меньше рутины
Система берёт на себя синхронизацию данных между документами, планами и наборами
Система берёт на себя синхронизацию данных между документами, планами и наборами
Единое хранилище
Все учебные планы, паспорта программ и планы занятий в одном месте с возможностью экспорта
Все учебные планы, паспорта программ и планы занятий в одном месте с возможностью экспорта
Единый стандарт
Один процесс для всей команды, без самодеятельности и ипровизации в каждом отделе
Один процесс для всей команды, без самодеятельности и ипровизации в каждом отделе
01
Поиск решения
Схемы процесса не существовало. Каждый стейкхолдер знал только свою часть — методист не видел, как работает координатор, координатор не понимал, что делает продюсер. Пришлось потратить много времени на интервью с каждой группой отдельно, чтобы собрать картину целиком
Разбор процесса
После интервью стало понятно: методист и координатор работают с одними и теми же данными, но решают принципиально разные задачи. Проектировать единый интерфейс для обоих — значит не решить задачу ни одному
Методист
Создаёт и редактирует образовательные программы, ведёт версии, фиксирует изменения и передаёт их координатору на согласование
Создаёт и редактирует образовательные программы, ведёт версии, фиксирует изменения и передаёт их координатору на согласование
Координатор
Принимает изменения от методиста, актуализирует наборы и запускает новые потоки. Ему важно видеть актуальное состояние программы — без ручной сверки с чужими файлами
Принимает изменения от методиста, актуализирует наборы и запускает новые потоки. Ему важно видеть актуальное состояние программы — без ручной сверки с чужими файлами
Business Process
Согласование User Story
Изучил потребности каждой роли отдельно В итоге согласовали User Story и расставили приоритеты — что делаем в первую очередь, а что позже
User Story
User flow
Спроектировал отдельные флоу для методиста и координатора. Ключевой принцип — все действия выполняются в одном месте. Никаких переходов в сторонние документы, никакой ручной синхронизации
User Flow методиста
User Flow координатора
02
Прототипирование и тестирование
На этом этапе важно было не только визуализировать будущий инструмент, но и проверить, насколько он соответствует реальным сценариям работы методистов и координаторов
Прототип
Собрал два интерактивных прототипа — для методиста и координатора. Каждый закрывал свои ключевые сценарии
Для методиста
Создание и редактирование программы прямо в системе. Версионирование — история изменений с возможностью отследить кто и когда что менял. Черновики — можно работать над изменениями, не затрагивая актуальную версию. Передача изменений координатору в один клик
Создание и редактирование программы прямо в системе. Версионирование — история изменений с возможностью отследить кто и когда что менял. Черновики — можно работать над изменениями, не затрагивая актуальную версию. Передача изменений координатору в один клик
Для координатора
Просмотр актуального состояния программы без ручной сверки. Приём изменений от методиста с пояснениями. Актуализация наборов и запуск новых потоков через кнопку «Утвердить». Экспорт документов в CSV в любой момент
Просмотр актуального состояния программы без ручной сверки. Приём изменений от методиста с пояснениями. Актуализация наборов и запуск новых потоков через кнопку «Утвердить». Экспорт документов в CSV в любой момент
UX-тест
Тестировал пять ключевых сценариев: работа с черновиком, логика переходов между экранами, передача изменений координатору, создание нового потока, работа с таблицей программы
Что работало хорошо
Структура и навигация считывались уверенно. Логика редактирования модулей и занятий — понятна. Концепцию черновика большинство интерпретировали правильно. Экспорт в CSV не вызывал вопросов
Структура и навигация считывались уверенно. Логика редактирования модулей и занятий — понятна. Концепцию черновика большинство интерпретировали правильно. Экспорт в CSV не вызывал вопросов
Что нужно было доработать
Чекбокс и кнопка «+» в таблице вызывали путаницу — непонятно за что отвечают. Кнопки «Утвердить УП» и «Обновить УП по последнему потоку» пользователи путали между собой. Чекбокс передачи изменений координатору часто оставался незамеченным. Автоматический переход внутрь созданного элемента воспринимался как неожиданный.
Чекбокс и кнопка «+» в таблице вызывали путаницу — непонятно за что отвечают. Кнопки «Утвердить УП» и «Обновить УП по последнему потоку» пользователи путали между собой. Чекбокс передачи изменений координатору часто оставался незамеченным. Автоматический переход внутрь созданного элемента воспринимался как неожиданный.
03
Сборка финального решения
По итогам теста доработал интерфейс: убрал точки трения, уточнил формулировки и упростил ключевые сценарии. Результат — два отдельных интерфейса под две роли с разной логикой и разным набором задач
Координатор
Перестал переносить данные в админку руками после каждого изменения. Актуальное состояние программы всегда доступно без сверки с чужими документами.
Методист
Создание и редактирование программы теперь происходит полностью в системе. Методист перестал вести несколько файлов одновременно и синхронизировать их вручную. Версионирование, черновики и передача изменений — всё работает в одном месте.
04
Результат по метрикам
В портфеле компании 261 курс. Каждый обновляется минимум раз в год, 4–5 новых курсов появляется ежегодно. Система устранила ручной труд из процесса производства курсов — и это напрямую отразилось на трудозатратах для обеих ролей
Итог
Портфель растёт — экономия растёт вместе с ним. За 5 лет система сэкономит компании более 50 млн рублей только на трудозатратах методистов и координаторов
